CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG - ECOWAZ

GIỚI THIỆU

Là công ty toàn cầu đang hoạt động trên lĩnh vực xử lý môi trường tại Việt Nam, Ecowaz bắt buộc phải tuân thủ một số các luật và quy định để thực hiện hợp pháp hoạt động kinh doanh của công ty. Quan trọng trong số các luật và quy định này là những luật và quy định điều chỉnh về hối lộ và tham nhũng giữa các công ty tư nhân với nhau, giữa công ty tư nhân và công ty nhà nước và giữa các công ty tư nhân và các cơ quan chính phủ. Ngoài ra, Quy Tắc Ðạo Ðức của Ecowaz đã nêu rõ mục đích và nghĩa vụ của toàn thể nhân viên là luôn hành động trung thực và hợp đạo lý trong mọi giao dịch kinh doanh của công ty.

Vì ý thức rõ những yêu cầu ở trên cũng như để thực hiện cam kết này, Ecowaz đã ban hành Chính Sách Chống Tham Nhũng này (sau đây gọi tắt là “Chính sách”) để  áp dụng đối với Công ty TNHH Huấn luyện An toàn và Môi trường Ecowaz (sau đây gọi tắt là “ECW”). Chính sách này được biên soạn dựa trên Quy Tắc Ðạo Ðức của chúng ta và tăng cường các tiêu chuẩn và nguyên tắc phải được áp dụng để điều chỉnh hành vi ứng xử của chúng ta nhằm tuân thủ các luật khắt khe hiện đang được áp dụng trên khắp thế giới về chống hối lộ và chống tham nhũng.

   Các luật về chống hối lộ hoặc tham nhũng hiện đang được áp dụng trên toàn quốc nơi ECW có các hoạt động kinh doanh. Các luật và quy định điều chỉnh vấn đề này nằm trong Luật Phòng Chống tham Nhũng số 55/2005/QH11 của Quốc Hội Nước Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005. Luật đã được thông qua để chấm dứt nạn tham nhũng trên thị trường Việt Nam, khôi phục niềm tin công chúng vào sự liêm chính của thị trường trong nước và thúc đẩy môi trường thương mại công bằng và cạnh tranh cho hoạt động kinh doanh.

NGHĨA VỤ

Trọng tâm của Chính sách này đã được nêu rõ ở phần Chống Tham Nhũng trong Quy Tắc Ðạo Ðức của ECW:

ECW nghiêm cấm hối lộ và tham nhũng trong tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty tại mọi tỉnh thành ở Việt Nam. Chính sách này áp dụng cho mọi giao dịch giữa ECW với bất cứ bên nào khác, bất kể đó là giữa ECW với một công ty tư nhân hay giữa ECW với một viên chức chính phủ. Ðặc biệt nghiêm cấm mọi nỗ lực nhằm gây ảnh hưởng sai trái lên các viên chức chính phủ - kể cả nhân viên của các đơn vị được sở hữu hoặc kiểm soát bởi chính phủ có tham gia vào các hoạt động thương mại thông thường.

Nghĩa vụ rất rõ ràng của chúng ta theo Chính sách Chống Tham nhũng này đối với các khoản chung chi như sau:

ECW nghiêm cấm các nhân viên và người trung gian của mình thực hiện việc đưa, đề nghị hoặc nhận các khoản hối lộ, chung chi hay bất cứ thứ gì có giá trị với bất cứ tổ chức hay cá nhân nào để có được hay duy trì một cách sai trái các hợp đồng, hoạt động kinh doanh, sự chấp thuận của chính phủ, thuế ưu đãi và các quyết định hải quan ưu ái , hoặc để đảm bảo bất kỳ lợi thế kinh doanh sai trái nào khác. Nghiêm cấm các khoản hối lộ, lại quả, cũng như các khoản chung chi hay lợi ích bất hợp pháp hoặc trái đạo đức nào khác cho dù trong thực tế những khoản này thông thường được cung cấp bởi những người khác tại quốc gia hay trong lĩnh vực mà ECW đang hoạt động.

Ngoài ra, có nhiều trong số các luật và quy định này bắt buộc các công ty tuân thủ những nghĩa vụ quan trọng như nhau để thiết lập các cơ chế kiểm soát nội bộ và thực hành kế toán mà sẽ giúp ngăn chặn việc sử dụng các khoản tiền để hối lộ hay chung chi bất hợp pháp. Quan trọng là các báo cáo kế toán của công ty phải được duy trì theo cách mà sẽ cho thấy bất cứ sự không nhất quán nào để có thể thực hiện các biện pháp khắc phục thích hợp.

Vì ý thức rõ các yêu cầu này, Chính sách của chúng ta là:

ECW sẽ lưu giữ sổ sách và hồ sơ phản ánh chính xác và công bằng các giao dịch của công ty và duy trì hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ đầy đủ. Sổ sách và hồ sơ phải được ghi chép đầy đủ chi tiết một cách hợp lý để chúng phản ánh chính xác các giao dịch và việc sử dụng các tài sản của công ty. Mọi giao dịch ngoài sổ sách liên quan đến những người trung gian hay công ty tư nhân của chúng ta, các chính phủ nước ngoài, hoặc các cơ quan đại diện tương ứng của họ là vi phạm đếm Chính sách này. Các cơ chế kiểm soát kế toán nội bộ của chúng ta được xác định chi tiết trong Sổ tay Hướng dẫn của Kiểm soát viên ECW.

HƯỚNG DẪN

Thực tế là bạn cần phải đọc cẩn thận và hiểu đầy đủ các điểm sau đây:

• Giá trị của khoản chung chi. “Bất cứ thứ gì có giá trị” bao gồm rất nhiều hạng mục khác nhau. Các ví dụ phổ biến gồm tiền mặt, quà tặng, bữa ăn, chiêu đãi, chứng khoán, tài sản cá nhân, nhận nợ thay hay miễn nợ, quyên góp từ thiện và các dịch vụ. Ngay cả khi “giá trị” của hạng mục đó là nhỏ thì vẫn tiềm tàng hành vi vi phạm và cần phải tránh.
• Hậu quả của đề nghị. Theo pháp luật của quốc gia, ECW đã có hành vi vi phạm ngay cả trong trường hợp đề nghị chung chi hoặc đưa hối lộ đó bị từ chối. Việc khoản chung chi đó có thực sự đã được thực hiện chưa hoặc người nhận đã có làm bất cứ việc gì cho mình chưa cũng là điều không quan trọng. Hành vi vi phạm xảy ra tại thời điểm thực hiện việc đề nghị hoặc chung chi sai trái.
• Các viên chức chính phủ/công ty tư nhân. Chính sách của chúng ta nghiêm cấm hối lộ và tham nhũng giữa ECW và các đối tác thương mại của ECW cũng như giữa ECW và các viên chức chính phủ. Tuy nhiên, có các luật đặc thù chỉ cho phép điều tra các khoản hối lộ và chung chi cho các viên chức chính phủ trong nước và ngoài nước. Các bộ luật này quy định những khoản tiền phạt và hình phạt rất nặng đối với hành vi vi phạm. Ở nhiều quốc gia, chính phủ có thể có nắm quyền sở hữu một phần trong công ty mà ECW có thể chọn để giao dịch kinh doanh. Vì không phải lúc nào cũng rõ ràng về việc liệu một công ty nào đó có hoàn toàn là một liên doanh tư nhân hay trong đó có một tỷ lệ sở hữu nào đó của chính phủ, nên điều quan trọng hơn hết là các cộng tác viên của ECW không bao giờ được đề nghị hối lộ hoặc đưa hối lộ hoặc các khoản chung chi sai trái cho bất kỳ cá nhân nào.
• Sử dụng các đại lý và bên trung gian khác. ECW hoạt động phụ thuộc vào các đại lý bán hàng (đôi khi được gọi là đại diện  bán hàng) ở nhiều tỉnh thành trong nước để trợ giúp bán các sản phẩm và dịch vụ của ECW. Điều quan trọng là phải hiểu rằng việc nghiêm cấm đưa hối lộ và các khoản chung chi cũng áp dụng đối với các bên trung gian này. ECW sẽ phải chịu trách nhiệm nếu một trong số các đại lý của ECW hoặc các đại lý thứ cấp của các đại lý này thực hiện các khoản chung chi bất hợp pháp hoặc đưa hối lộ cho khách hàng tiềm năng hoặc hiện tại của ECW. Tương tự như vậy, không được thực hiện các khoản chung chi sai trái hoặc hối lộ cho bạn bè hoặc người thân của cá nhân làm việc cho khách hàng hoặc viên chức chính phủ, nếu ECW biết hoặc tin chắc rằng khoản chung chi đó sẽ đem lại lợi ích cho khách hàng hoặc viên chức chính phủ đó vì mục đích sai trái.

Khi lựa chọn sử dụng các đại lý và bên trung gian, bắt buộc chúng ta phải thiết lập rõ mục đích kinh doanh mà các đại lý hoặc bên trung gian đó sẽ phục vụ. Chúng ta phải luôn biết rõ về các bên đang giao dịch kinh doanh với chúng ta, và đảm bảo rằng các bên hành động đại diện cho ECW phải thực hiện các hành động đó hợp với đạo lý và tuân thủ Chính sách này, các luật và quy định áp dụng hiện hành. Chúng ta đã ban hành các thủ tục nội bộ mà cần phải được áp dụng để thẩm tra việc lựa chọn các đại lý và bên trung gian ngay ở giai đoạn đầu, cũng như sự liêm chính liên tục của họ trong suốt thời gian quan hệ hợp tác với chúng ta.

Chúng ta cũng phải áp dụng cùng một mức độ kiểm tra rà soát nêu trên khi lựa chọn các đối tác liên doanh, các đối tượng của giao dịch mua lại doanh nghiệp và các đại lý và người đại diện tương ứng của họ. ECW có thể phải chịu trách nhiệm đối với các hoạt động sai trái thực hiện bởi công ty mà ECW mua lại hoặc bởi các đối tác liên doanh của ECW, trong trường hợp ECW không

1. thực hiện quy trình đánh giá cẩn thận và kịp thời về các phạm vi rủi ro tiềm năng;
2. thực hiện chương trình chấp hành pháp luật hữu hiệu tại các công ty đó;
3. ngăn chặn hoạt động sai trái đó.

• Giảm giá, khấu trừ trước và chiết khấu. Giống như nhiều công ty khác, ECW đôi khi cũng cung cấp các khoản giảm giá, khấu trừ trước và các khoản thanh toán hay  chiết khấu tương tự cho khách hàng để có được hoặc duy trì các hợp đồng hoặc hoạt động kinh doanh như một phần trong thỏa thuận thương mại đã được thương lượng. Các khoản thanh toán này không phải là “sai trái” nếu chúng được nêu rõ trong hợp đồng, hợp lý và nhất quán với thông lệ hiện nay của Bộ phận kinh doanh, không được thanh toán bằng tiền mặt, được thanh toán trực tiếp cho đối tượng khách hàng thay vì thanh toán cho hoặc thông qua bất kỳ cá nhân hay bên thứ ba nào khác mà không có sự chấp thuận của Phòng Pháp vụ, được hạch toán đúng cách thức trên sổ sách và hồ sơ kế toán của công ty chúng ta và ngoài ra phải tuân thủ các yêu cầu trong hợp đồng.
• Ngăn chặn hối lộ. Trong một số các địa phương có quyền tài phán, ECW có thể bị kết án phạm tội hình sự nếu chúng ta không ngăn chặn việc hối lộ đã được thực hiện thay mặt cho chúng ta bởi một nhân viên hay đại lý bán hàng chẳng hạn. Đối với trường hợp là đại lý, chúng ta sẽ phải chịu trách nhiệm bất kể là có bất cứ ai trong công ty có thực sự biết về việc hối lộ đó hay không.
• Quà tặng, bữa ăn, du lịch, tiếp đãi và chiêu đãi. Thực tế mọi người đều hiểu rằng việc cung cấp những món quà, bữa ăn, tiếp đãi và chiêu đãi thích hợp và hợp lý cho khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh khác là hữu ích để tạo thiện chí và mối quan hệ kinh doanh tích cực. Trong nhiều nền văn hóa, những món quà vừa phải thường được mong đợi giữa các đối tác kinh doanh.

Tuy nhiên, không được phép cung cấp các món quà đắt tiền hoặc không phù hợp hoặc các dịch vụ có cùng bản chất như vậy. Mọi tiếp đãi, du lịch, quà tặng, chiêu đãi và bữa ăn của công ty cung cấp phải tương ứng với sự kiện và tuân thủ các chính sách của ECW cũng như các luật và quy định của quốc gia nơi người nhận cư trú. Ví dụ, mặc dù việc thanh toán khoản chi phí cho chuyến thăm của khách hàng đến nhà máy sản xuất, viện nghiên cứu hoặc cơ sở khác của ECW nhằm mục đích kinh doanh hợp pháp là điều thích hợp và có thể chấp nhận được, nhưng chúng ta cần phải thận trọng. Thời gian của chuyến thăm phải tương xứng với khoảng thời gian cần thiết để đáp ứng mục đích kinh doanh và chi phí cho chuyến thăm phải hợp lý và chỉ bao gồm các khoản chi phí thực tế liên quan đến chuyến thăm. Mọi khoản chi phí không liên quan để, chẳng hạn như, kéo dài thời hạn chuyến thăm, mua sắm, dịch vụ, v.v... phải do chính khách hàng chi trả.

Ngoài ra, các khoản chi phí phát sinh và các hoạt động đã thực hiện như một phần thuộc về tiếp đãi, du lịch, quà tặng, chiêu đãi và bữa ăn phải minh bạch - nghĩa là các báo cáo kế toán để chứng minh được các khoản chi phí và hoạt động này phải đề cập đến các cá nhân đã tham gia, xác định mục đích kinh doanh rõ ràng, mô tả hoạt động đó, nêu ra số tiền chi tiêu, v.v...

• Khoản đóng góp từ thiện. Là một công dân doanh nghiệp tốt, ECW đã thực hiện những đóng góp thường xuyên cho các tổ chức từ thiện hội đủ điều kiện trên cả nước thông qua các quỹ từ thiện và Chương trình Quyên góp Từ thiện. Tuy nhiên, nhiều nhân viên tỏ ra ngạc nhiên khi biết rằng các khoản đóng góp từ thiện có thể tiềm ẩn nguy cơ vi phạm các luật và quy định chống tham nhũng và chống hối lộ.

Nguy cơ đó sẽ phát sinh nếu các khoản đóng góp đã được thực hiện cho một tổ chức từ thiện theo yêu cầu, đề nghị hoặc giới thiệu trực tiếp của một viên chức chính phủ hoặc đối tác thương mại. Việc đóng góp tiền cho tổ chức nêu trên có thể bị coi là đưa hối lộ gián tiếp “để có được hoặc duy trì các hợp đồng, hoạt động kinh doanh, sự chấp thuận của chính phủ, thuế ưu đãi hoặc các quyết định hải quan ưu ái, hoặc để đảm bảo bất cứ các lợi thế kinh doanh sai trái nào khác”. Các khoản quyên góp đại diện cho ECW phải được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Ðiều hành ECW và Chủ tịch hội đồng quản trị của ECW.

HẬU QUẢ

Các hành vi vi phạm Chính sách này cũng như các luật và quy định chống tham nhũng và chống hối lộ có thể dẫn đến các hình phạt hình sự và/hoặc dân sự nghiêm trọng cho cả Công ty lẫn các cá nhân có liên quan. Ðiều quan trọng là phải luôn hành động theo cách thức sao cho tránh được ngay cả khả năng xảy ra hành vi vi phạm tiềm ẩn đối với các hạn chế này. Mức phạt hình sự đối với các cá nhân có thể dẫn đến nhiều năm tù giam, cộng với các khoản tiền phạt cá nhân mà ECW có thể không chi trả thay cho bạn.

Mọi hành vi vi phạm Chính sách này hoặc các luật và quy định nêu trên có thể dẫn đến việc bị Công ty kỷ luật đến mức và kể cả chấm dứt công việc của nhân viên vi phạm đó.

GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ

Ban quản lý Bộ phận Kinh doanh có trách nhiệm xác lập các cơ chế kiểm soát để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của Bộ phận đó được thực hiện trên toàn cầu tuân theo các chính sách của ECW và tất cả các luật và quy định hiện hành. Dịch vụ Kiểm toán Doanh nghiệp của ECW sẽ thường xuyên giám sát và đánh giá sự tuân thủ của nhân viên đối với Chính sách này, các thủ tục có liên quan và các luật và quy định đã được nêu ra.

BÁO CÁO

Bất kỳ cán bộ hoặc nhân viên nào của ECW có nghi ngờ hoặc biết về một hành vi vi phạm nào đó đối với Chính sách này hoặc các luật và quy định nêu trên phải báo cáo với Giám đốc hoặc Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị, các nguồn liên hệ khác được liệt kê dưới đây, hoặc thông qua “Ðường Dây Nóng Ðạo Ðức” mật và giấu tên của ECW.

NGUỒN LIÊN HỆ

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến Chính sách này hoặc các luật và quy định đã được nêu ra, vui lòng liên hệ:

• Giám Đốc điều hành Công ty ECW - Bà Cao Thị Thương – 0981 86 22 39
• Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị Công ty ECW - Ông Huỳnh Ngọc Nhiều – 0985 95 25 30
• Bộ phận CSKH Công ty ECW – 0939 16 71 51.
• Email: cskh.ecowaz@gmail.com
• Webtise: https://hseco.com.vn/

Tải văn bản chính thức:

 https://drive.google.com/file/d/1tmdHDBR1I3aANPtalj_5IEjZHAQAZTsQ/view?usp=sharing